Wo kann ein Betrieb bei der IT sparen, und wo wird es gefährlich?

Die teuerste Einsparung ist die, die erst beim Ausfall auffällt.

Sicher gespart wird bei dem, was bezahlt, aber nicht genutzt wird: Lizenzen, Abos, doppelte Werkzeuge, zu groß gebuchte Pakete. Gefährlich wird es bei Datensicherung, Updates und Überwachung. Dort fällt die Ersparnis erst auf, wenn sie teuer geworden ist.

Drei Stellen, die fast immer etwas hergeben

Lizenzen und Abos. Die Liste wächst leise. Ein Werkzeug für ein Projekt, das längst abgeschlossen ist. Eine Testversion, die still in ein Abo übergegangen ist. Und fast immer: Konten von Mitarbeitern, die den Betrieb verlassen haben, aber weiter eine volle Microsoft-365-Lizenz belegen.

Wildwuchs. Drei Programme für dieselbe Aufgabe, fünf verschiedene Druckermodelle, Rechner aus sieben Jahrgängen. Jede Variante kostet bei Pflege, Fehlersuche und Ersatz Zeit. Wer vereinheitlicht, spart weniger beim Kauf als im Alltag.

Alte Geräte, die Zeit fressen. Ein Rechner, der zehn Minuten zum Starten braucht, kostet nicht nur Nerven. Er kostet jeden Tag Arbeitszeit, und die ist teurer als das Gerät. Nicht alles muss sofort ersetzt werden. Aber eine Liste, was wann dran ist, verhindert, dass alles gleichzeitig kommt.

Was sich mittelfristig rechnet

Server zusammenlegen. Mehrere alte Einzelgeräte auf gemeinsamer Hardware laufen zu lassen, spart Wartung und Strom. Mehr dazu unter Virtualisierung im Mittelstand.
Nur mieten, was ihr braucht. Bei manchen Diensten ist die Cloud günstiger als eigene Hardware, bei anderen nicht, siehe Eigener Server oder Cloud?
Updates planen statt aufschieben. Geplante Wartung kostet einen Bruchteil dessen, was ein Notfalleinsatz nach einer ausgenutzten Lücke kostet.
Wiederkehrendes automatisieren. Benutzer anlegen, Rechner einrichten, Berichte erstellen: Was jede Woche von Hand passiert, lohnt einen zweiten Blick.

Wo Sparen richtig teuer wird

An der Datensicherung. Ohne funktionierende Sicherung wird aus einem Hardwaredefekt oder einem Angriff ein Neuaufbau, und der dauert Wochen.
An Updates und Wartung. Ein aufgeschobenes Update ist eine offene Tür, die man nicht sieht.
An der Überwachung. Wer nicht merkt, dass die Sicherung seit einem Monat scheitert, hat nichts gespart, sondern nur nichts gewusst.
An den Lizenzen in die andere Richtung. Zu wenige Lizenzen fallen bei einer Prüfung des Herstellers auf, und die Nachzahlung ist teurer als die Lizenz gewesen wäre.
An der Hardware ohne Plan. Geräte ersatzlos abzuschaffen, rächt sich spätestens dann, wenn das letzte verbliebene ausfällt.

Günstig oder planbar?

Für die meisten Betriebe ist nicht die niedrigste IT-Rechnung das Ziel, sondern eine, die nicht überrascht. Ein Monat mit drei Notfalleinsätzen kann mehr kosten als ein halbes Jahr laufende Betreuung. Wie wir das mit einem festen Preis lösen, steht unter IT-Betreuung.

Drei Dinge, die du diese Woche tun kannst

Lizenzliste ziehen. Alle Abos und Lizenzen, mit Preis und Anzahl. Dann ankreuzen, was tatsächlich genutzt wird.
Kontenliste abgleichen. Alle Benutzerkonten gegen die aktuelle Mitarbeiterliste. Jedes Konto ohne Mensch dahinter ist Geld und Sicherheitslücke zugleich.
Die IT-Rechnungen eines Jahres nebeneinanderlegen. Wie viel war geplant, wie viel war Notfall? Das Verhältnis sagt mehr als die Summe.

Kurz beantwortet

Wo lassen sich IT-Kosten am schnellsten senken?

Bei Lizenzen und Abos, die niemand mehr nutzt. Typisch sind Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, die weiter bezahlt werden, doppelte Werkzeuge für dieselbe Aufgabe und Pakete, die größer gebucht sind als nötig. Eine Bestandsliste bringt das meist innerhalb einer Woche ans Licht.

Wo sollte man bei der IT nicht sparen?

An der Datensicherung, an Sicherheitsupdates und an der Überwachung, ob beides funktioniert. Dort fällt die Ersparnis erst auf, wenn etwas passiert ist, und dann kostet sie ein Vielfaches.

Spart ein externer IT-Dienstleister Geld?

Nicht immer auf der Rechnung, aber oft im Ergebnis. Der größere Gewinn ist meist die Planbarkeit: feste Kosten statt überraschender Notfalleinsätze, und keine Abhängigkeit von einer einzigen Person, die alles weiß.