Reicht ein Backup, oder müssen wir auch archivieren?

Das eine holt euch zurück an den Schreibtisch. Das andere hält der Betriebsprüfung stand.

Ihr braucht beides, und zwar getrennt. Das Backup bringt euch nach einem Ausfall zurück an die Arbeit. Das Archiv belegt Jahre später, was damals vereinbart, geliefert und berechnet wurde. Wer das eine für das andere hält, hat im Ernstfall entweder keinen aktuellen Stand oder keinen Nachweis.

Zwei Aufgaben, die sich nur ähnlich anhören

Warum ein Backup kein Archiv ist

Sicherungen überschreiben sich planmäßig. Das ist so gewollt, sonst würde der Speicher nie reichen. Wer sich bei einer Prüfung darauf verlässt, dass „das doch im Backup ist", sucht eine Rechnung von vor fünf Jahren in Sicherungen, die längst gelöscht sind.

Und selbst wenn der alte Stand noch da wäre: Eine einzelne E-Mail aus einer vollständigen Serversicherung herauszuholen, ist Handarbeit, keine Suche.

Warum ein Archiv kein Backup ist

Umgekehrt enthält das Archiv nur, was abgeschlossen ist. Fällt der Server aus, bringt es euch weder die laufenden Aufträge zurück noch die Warenwirtschaft oder die Benutzerkonten. Dafür ist das Backup da.

Wie lange aufbewahrt werden muss

Für viele steuerlich relevante Unterlagen gelten Fristen zwischen sechs und zehn Jahren, je nach Art des Dokuments. Einzelne Fristen sind in den letzten Jahren geändert worden. Welche Frist für welche Unterlage bei euch gilt, sagt euch verbindlich euer Steuerberater, nicht wir.

Unser Teil beginnt bei der Technik: dass das Archiv unveränderlich ist, dass es durchsuchbar bleibt, und dass es selbst mitgesichert wird.

Woran ihr erkennt, dass es bei euch vermischt ist

• E-Mails werden „archiviert", indem jemand Postfächer auf eine externe Platte exportiert.
• Niemand kann sagen, wie weit die ältesten Sicherungen zurückreichen.
• Das Archiv liegt auf demselben Server wie alles andere und wird nicht eigens gesichert.
• Alte Rechnungen findet nur die Buchhaltung, und auch die nur mit Glück.

Trifft einer dieser Punkte zu, ist das kein Grund zur Panik. Aber es ist die Stelle, an der eine Betriebsprüfung oder ein Serverausfall unnötig teuer wird.

Unsere Empfehlung

Trennt beides technisch und organisatorisch. Das Backup sichert den ganzen Betrieb und wird regelmäßig zur Probe zurückgeholt. Das Archiv nimmt auf, was aufbewahrt werden muss, und steckt selbst mit in der Sicherung. Wie wir die Sicherungsseite betreiben, steht unter Backup und Wiederherstellung.

Kurz beantwortet